Spécialiste en coordination des affaires

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Gérer les affaires parlementaires et les affaires du Conseil fédéral 
• Coordonner les séances des commissions parlementaires et les affaires des sessions parlementaires concernant l'OFAS
• Assumer la responsabilité du controlling des offices, veiller à ce que la directrice et la direction soient en tout temps informées de la progression des affaires du Conseil fédéral, du Parlement et de l'office 
• Gérer des projets transversaux de conception, d'introduction et de développement de nouveaux processus d'affaires ainsi que d'optimisation continue de la gestion des processus 
• Garantir l'efficacité du travail d'assistance à la directrice en coordonnant les affaires, les séances et les rendez-vous ainsi que les tâches administratives
• Assumer la responsabilité de l'organisation des séances de la direction, y compris la prise de notes, préparer et coordonner les prises de parole en public de la directrice

Ce qui vous rend unique

• Formation professionnelle supérieure (par ex. brevet fédéral en administration publique, certificat d'employé/e de commerce avec formation complémentaire, etc.)
• 2 à 3 ans d'expérience dans un travail d'administration ou de coordination, de préférence au sein de l'administration fédérale
• Connaissance avérée du déroulement des affaires du Conseil fédéral et du Parlement (y c. Acta Nova), connaissance des processus et structures internes à la Confédération
• Aptitude à travailler de façon autonome et structurée, talent pour la coordination et la communication, orientation client, fiabilité et discrétion 
• Solide connaissance active d'au moins une deuxième langue officielle et, idéalement, connaissance passive de la troisième, l'allemand et le français étant les principales langues de travail

En quelques mots

Vous pilotez, coordonnez et surveillez le déroulement des affaires du Conseil fédéral, du département et de l'office, et veillez à ce que toutes les parties prenantes soient informées en fonction de leur échelon. Par ailleurs, vous assistez la directrice de l'office dans la planification des affaires courantes et politiques, des événements externes et de ceux organisés par l'office.