Assistent/in Abteilung Afrika / DEZA

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Selbständige Koordination und Planung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf und das fristgerechte Eintreffen der Dokumente für Treffen, Sitzungen etc.
• Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Dossiervorbereitung;
• Selbständige Bearbeitung von E-Mails und weiterer Korrespondenz (D/E/F) in Absprache mit der Abteilungsleitung und/oder der Stabschefin;
• Sicherstellung des diplomatischen Schriftverkehrs
• Protokollführung;
• Administrative Organisation der Abteilung und Sicherstellung von einheitlichen und kohärenten administrativen Abläufen in Koordination mit den Sektionsassistentinnen
• Ansprech- und Verbindungsperson zu anderen Abteilungen, Direktionssekretariat, GS und externen Stellen;
• Organisation von Dienstreisen zusammen mit den zuständigen Sektionen inkl. anschliessender Dienstreiseabrechnung;
• Administrative und logistische Koordination, Organisation und Planung von physischen, virtuellen und hybriden Events;
• Koordination und Fristenkontrolle der Termine und Jahresplanung der Abteilung sowie Absenz-und Vertretungsmanagement 
• Superuser / Acta Nova 
• Finanzadministration (Credit workflows etc)
• Koordination für die Beantwortung von internen und externen Anfragen

Das macht Sie einzigartig

• Höhere Berufsbildung oder kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildung zum/zur Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis von Vorteil sowie mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Selbständiges und zuverlässiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Flexibilität, teamorientierte und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent, die auch in hektischen Situationen adäquate Lösungen findet
• Integre, verschwiegene und loyale Persönlichkeit
• Interesse an internationaler Entwicklungsarbeit
• Vertiefte und sehr gute redaktionelle Sprachkenntnisse in D/F/E
• Solide ICT-Anwenderkenntnisse (Acta Nova, SAP) und Affinität zu Tools des digitalen Arbeitens

Auf den Punkt gebracht

Als Assistent/in unterstützen Sie als Mitglied des Stabs die Abteilungsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen.