Assistente Divisione Medio Oriente e Africa del Nord

Il contributo che può dare

• Elaborare e attuare processi sistematici all'interno della segreteria per garantire che i compiti amministrativi siano svolti in modo professionale e puntuale e venga migliorata l'efficienza
• Organizzare e gestire autonomamente le attività di segreteria per i servizi di coordinamento regionali, compresa la redazione di lettere e note in tedesco, francese e inglese, l'archiviazione digitale, lo smistamento della posta e delle e-mail
• Organizzare viaggi di servizio e riunioni, ricevere visitatrici e visitatori, redigere testi ecc.
• Fornire supporto amministrativo e logistico nella preparazione di visite e viaggi ufficiali, in collaborazione con le persone responsabili dei dossier
• Conservare sempre una visione d'insieme e controllare le scadenze dei mandati ricevuti
• Gestire i processi di bilancio all'interno della Divisione
• Svolgere compiti amministrativi di assistenza al personale al momento dell'entrata in servizio e della fine del rapporto di lavoro
• Fornire supporto alla comunicazione (p. es. preparazione di presentazioni)
• Contribuire, in base alle capacità e alle disponibilità, all'elaborazione dei contenuti di vari dossier connessi con la regione, come le risposte alle lettere di cittadine e cittadini e agli interventi parlamentari

Che cosa La contraddistingue

• Formazione commerciale (scuola di commercio o equivalente) la posizione è adatta anche a una persona appena diplomata (livello bachelor) in un campo correlato alle relazioni internazionali, interessata a fare una prima esperienza professionale
• Esperienza nell'Amministrazione federale come assistente costituisce titolo preferenziale
• Atteggiamento proattivo, partecipativo e orientato al servizio
• Impegno, affidabilità e flessibilità
• Resistenza allo stress, efficacia, doti comunicative e spirito di squadra
• Modo di lavorare autonomo e rigoroso
• Forte senso di lealtà e grande discrezione
• Ottima conoscenza degli strumenti informatici (in particolare MS Office e MS Teams)
• Esperienza di redazione (lettere, e-mail, ecc.)
• Buone conoscenze scritte e orali di due lingue ufficiali e dell'inglese

In sintesi

In qualità di assistente della Divisione Medio Oriente e Africa del Nord presso la Segreteria di Stato del Dipartimento federale degli affari esteri, sarà responsabile del supporto amministrativo a tutti i servizi di coordinamento regionali per l'area MENA e svolgerà mansioni di segreteria per la direzione della Divisione. In base alle capacità e alle disponibilità, collaborerà alla preparazione, sul piano del contenuto, di vari dossier relativi alla regione. 

La aspettano un ambiente di lavoro stimolante ed entusiasmante in connessione con la politica estera, un'ampia varietà di compiti e un team motivato.