Bern, Abteilung MENA, Assistent/in

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Effiziente, professionelle und termingerechte Verwaltungsprozesse für das Sekretariat entwickeln und umsetzen
• Sämtliche Sekretariatsaufgaben (D/F/E-Korrespondenz, digitale Archivierung, Sortieren von Post und E-Mails) selbständig erledigen
• Dienstreisen, Sitzungen und Besuche organisieren sowie bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und offiziellen Reisen mitwirken
• Mandate begleiten, auf die Einhaltung von Fristen achten und zu den Budgetprozessen der Abteilung beitragen
• Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus des Personals (Ein- und Austritte) übernehmen
• Bei der Vorbereitung von Inhalten für verschiedene regionale Dossiers (Bürgerbriefe, Parlamentsgeschäfte) und bei Kommunikationsaufgaben (Präsentationen) mitwirken.

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung (Handelsschule oder gleichwertig); die Stelle eignet sich auch für Personen, die erst kürzlich einen Bachelor in internationalen Beziehungen erworben haben und erste Berufserfahrung sammeln möchten
• Erfahrung in der Bundesverwaltung als Assistent/-in von Vorteil 
• Engagiert, zuverlässig, flexibel, belastbar, effizient, mit ausgeprägtem Teamgeist und Bereitschaft, im Jobsharing zu arbeiten
• Proaktive, partizipative und dienstleistungsorientierte Haltung, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise, mit einem ausgeprägten Sinn für Loyalität und Diskretion
• Sehr gute Kenntnisse der Informatiktools (MS Office, MS Teams) und solide Erfahrung in der Textredaktion (Briefe, E-Mails usw.)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in mindestens zwei Amtssprachen sowie in Englisch.

Auf den Punkt gebracht

Als Assistent/-in der Abteilung MENA im Staatssekretariat des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten sind Sie verantwortlich für die administrative Unterstützung aller Regionalkoordinationen der MENA-Region sowie des Sekretariats der Abteilungsleitung. Bei Bedarf arbeiten Sie auch an der inhaltlichen Vorbereitung verschiedener Dossiers mit Bezug zur MENA-Region mit. 

Es erwartet Sie ein spannendes und motivierendes Arbeitsumfeld in der Aussenpolitik mit vielfältigen Aufgaben und einem engagierten Team.