Administrative Assistenz / Dezentrale HR
60%, ab 1. Mai 2025 oder nach Vereinbarung
Das Department of Biomedical Engineering (DBE) der Universität Basel ist ein Joint-Venture der Universität Basel, des Universitätsspitals Basel und des Universitätskinderspitals beider Basel. Das DBE hat derzeit ca. 230 Forschende, die im Austausch mit den Spitälern Spitzenforschung auf dem Gebiet der Biomedizinischen Technik betreiben. Robotik & Laser, Bildgebung und -analyse, die Entwicklung von analytischen und forensischen Methoden, medizinischer 3D-Druck und Biomaterialien sind unter anderem Bereiche, in denen bei uns geforscht wird. Das DBE bietet zusammen mit der FHNW einen Master of Science und ein PhD-Programm an. Darüber hinaus ist das DBE die Wiege einer Reihe von preisgekrönten medizintechnischen Spin-offs.
Forschung und Lehre am DBE werden durch ein hochmotiviertes und dienstleistungsorientiertes administratives Team unterstützt, für das wir eine neue Kollegin oder Kollegen suchen, die/der selbständig den Bereich dezentrales HR für das ganze DBE abdeckt, Prof. Cattin als Sekretär/in unterstützt und im Leuchtturmprojekt MIRACLE als administrativer Support agiert.
Ihre Aufgaben
- Als selbständig arbeitende dezentrale HR am DBE sind Sie die administrative Schnittstelle und Ansprechperson für alle Mitarbeitenden am DBE zum zentralen HR der Universität. Dabei beraten Sie die Gruppenleitenden in Personalgeschäften, holen Informationen zu zukünftigen Anstellungen ein und erfassen sie. Sie betreuen die Mitarbeitenden bez. ihrer Anstellung, überwachen Fristen und holen Bewilligungen für wissenschaftliche Gäste und Stipendiat*inn/en ein. Sie betreuen die Ein- und Austritte und helfen mit, die HR-Prozesse zu optimieren.
- Als persönliche:r Sekretär:in von Prof. Cattin (ca. 10%) übernehmen Sie für ihn alle administrativen Aufgaben z.B. die Organisation von Meetings und Reisen, Datenerfassung für Grants, für den SNF und für Jahresberichte; sie tätigen Tranchenabrufe und überwachen die entsprechenden Geldeingänge u.v.m.
- Sie unterstützen Mitarbeitende im Leuchtturmprojekt MIRACLE bei administrativen Aufgaben, z.B. erfassen Sie Spesen, Honorare und erledigen Abrechnungen.
- Sie helfen dem administrativen Team bei der Pflege der diversen Datenbanken des DBEs und der Universität: Geräteinventar, dezentrales HRM, genehmigen Zugänge der Projektmitarbeitenden aus den Spitälern, etc.
- Sie beteiligen sich an der Organisation von Events (Veranstaltungen für und Meetings mit Angehörigen der Spitäler, Wirtschaft und Politik; Forschungstag; etc.) und erledigen finanzielle Abrechnungen von Events.
Ihr Profil
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder akademische Ausbildung. Berufserfahrung im universitären, medizinischen oder Lifesciences und/oder HR-Bereich wird bevorzugt.
- Sie kommunizieren sowohl in Deutsch als auch Englisch perfekt, haben Freude am Umgang mit Menschen aus aller Welt und respektieren kulturelle Unterschiede.
- Sie haben ihren Computer und die MS-Office-Software im Griff und spezielle SAP-Anwendungen lernen sie leicht.
- Sie arbeiten selbstständig und proaktiv und sind eine lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit.
- Gute Organisation ist Ihre Stärke (Aufgabenplanung, Termine, Mails, gemeinsame Ablage).
- Sie sind freundlich, offen, kommunikationsstark und arbeiten gerne im Team.
Wir bieten Ihnen
- Es erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem innovativen und internationalen Umfeld.
- Sie werden Teil eines kleinen Powerteams, das mit Begeisterung das gemeinsame Ziel verfolgt, die Spitzenforschung und die derzeit ca. 230 Forschenden am DBE nach allen Kräften administrativ zu unterstützen.
- Ihre Arbeitstage schliessen die Donnerstag- und Freitagvormittage ein, der Rest der Arbeitszeiten ist flexibel.
- Familienfreundliche Anstellungsbedingungen gemäss Personal- und Gehaltsordnung der Universität Basel.
Bewerbung / Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, CV, Zeugniskopien) über das Online-Bewerbungsportal der Universität Basel. Eingehende Bewerbungen werden laufend überprüft und allenfalls zum Interview eingeladen. Wenn wir eine:n geeignete:n Bewerber:in gefunden haben, schliessen wir das Portal, spätestens aber am 31. März 2025.
Für weitere Auskünfte steht Ihnen die Geschäftsführerin Dr. Daniela Vavrecka zur Verfügung (daniela.vavrecka-sidler@unibas.ch).
