Assistant/e de direction

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du délégué à l'approvisionnement économique du pays (DAE); rédiger de manière autonome une correspondance exigeante en plusieurs langues et effectuer plus généralement des tâches de secrétariat pour le DAE et la direction de l'OFAE
• Préparer la documentation interdisciplinaire parfois complexe requise en vue d'invitations dans des commissions, au Parlement à des conférences et à des entretiens avec le chef du département; dresser des procès-verbaux et assurer la préparation et le suivi des séances de la direction de l'OFAE
• Fournir une assistance au sein de l'office pour ce qui est des travaux d'ordre administratif et organisationnel (organisation de base et organisation de projets)
• Assurer le contrôle des affaires de l'office en concertation avec le responsable des affaires politiques et stratégiques
• Planifier et organiser des événements; participer à l'organisation de visites de délégations nationales et internationales
• Diriger la réception, prendre les appels en plusieurs langues et s'acquitter d'autres tâches administratives

Ce qui vous rend unique

• Formation commerciale supérieure et formation continue d'assistant/e de direction
• Plusieurs années d'expérience professionnelle dans un poste similaire; sens aiguisé de l'organisation et solide maîtrise de la bureautique (suite MS et système GEVER)
• Dynamisme, motivation, sens de l'initiative, vivacité d'esprit, bonnes compétences sociales, expression écrite claire et précise
• Orientation services, autonomie, flexibilité, résistance au stress
• Familiarité avec les procédures administratives et intérêt pour les rouages de l'économie et du système politique suisse
• Très bonnes connaissances actives de deux langues officielles et bonnes connaissances de l'anglais

En quelques mots

Nous recherchons une personne avec un sens aiguisé de l'organisation, qui saura garder une vue d'ensemble des délais, des tâches et des priorités. Vous assisterez le délégué et la direction de l'Approvisionnement économique du pays en planifiant et coordonnant efficacement le bon déroulement des affaires.