Collaborateur/-trice spécialisé/-e, état-major de la division Europe et Moyen-Orient (E-ME)

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la vice-direction et de la division opérationnelle E-ME, ainsi que la gestion des agendas, la planification des voyages de service et le traitement des décomptes de frais
• Effectuer des tâches administratives telles que rédiger des procès-verbaux de séances sur des sujets complexes, contrôler la qualité des documents signés par la vice-direction, traiter de manière autonome la correspondance interne et externe, y compris la correspondance officielle conformément aux directives protocolaires
• Accomplir des tâches relevant de la gestion de l'information : assurer la circulation des informations (émanant du domaine de direction, de la DDC, du DFAE, d'autres offices ou de partenaires externes) ; recueillir, traiter et transmettre de manière autonome les informations relatives aux nouveautés administratives ; assumer le rôle de superutilisateur pour les systèmes de classement de la Confédération (Acta Nova/GAIA)
• Tenir des statistiques, des tableaux, des listes de projets, des listes d'adresses et des listes d'absences
• Assurer la bonne coopération entre les assistants et assistantes de la division E-ME : élaborer un guide interne et le tenir à jour, assurer la circulation des informations, coordonner les tâches et fournir un appui aux différences sections et à l'état-major en fonction de leur charge de travail
• Accomplir différentes tâches d'état-major – en fonction des tâches, de manière autonome ou avec le soutien de la personne responsable – dans les domaines de la coordination, des finances, de l'assurance-qualité et de la communication, p. ex. participer à la planification et à l'organisation d'événements internes et externes de la division (planification annuelle, etc.)  
• Possibilité, pour la personne intéressée, d'assurer la coordination et de gérer les aspects administratifs à Berne lors d'interventions d'urgence de l'Aide humanitaire

Ce qui vous rend unique

• Formation professionnelle supérieure ou formation commerciale de base ; au moins cinq années d'expérience professionnelle dans une fonction similaire
• Connaissances approfondies, à l'oral, du français, de l'allemand et de l'anglais, et bonnes compétences rédactionnelles en français ou en allemand, ainsi qu'en anglais
• Connaissances étendues des applications informatiques utilisées (notamment Acta Nova, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams)
• Dans l'idéal, expérience au sein de l'administration fédérale, notamment du DFAE ou de la DDC
• Intérêt pour la coopération internationale
• Autonomie, précision et fiabilité, esprit d'initiative, grande flexibilité, esprit d'équipe, sens de l'organisation et capacité à gérer un important volume de travail et à élaborer des solutions appropriées même dans les situations tendues
• Intégrité et loyauté

En quelques mots

Au sein de l'état-major de la division Europe et Moyen-Orient, vous dirigerez le secrétariat de la vice-direction et assisterez l'état-major dans les domaines de l'administration, des finances, de l'assurance-qualité et de la communication.