Assistant/e au sein de la division Afrique / DDC

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Coordonner et planifier de manière autonome l'agenda de la direction de la division, assurer le bon déroulement des tâches quotidiennes et veiller à ce que les documents utilisés pour les séances, réunions et autres manifestations soient remis dans les délais
• Soutenir activement la direction de la division dans la préparation des dossiers
• Traiter de manière autonome les courriels et autres types de correspondance (en français, allemand et anglgais), en concertation avec la direction de la division et/ou la cheffe de l'état-major
• Assurer la correspondance diplomatique
• Rédiger des procès-verbaux
• S'occuper de l'organisation de la division au niveau administratif et assurer l'uniformité et la cohérence des processus administratifs en coordination avec les assistantes des sections
• Jouer le rôle d'interface avec les autres divisions, le secrétariat de la direction, le SG et des services externes
• Organiser des voyages de service en concertation avec les sections compétentes et établir les décomptes de frais correspondants
• Coordonner aux niveaux administratif et logistique, organiser et planifier des événements en présentiel, en ligne ou au format hybride
• Coordonner les rendez-vous et contrôler les délais et la planification annuelle de la division, gérer les absences et les suppléances
• Assumer la fonction de super-utilisateur/trice du système Acta Nova 
• S'acquitter de tâches en lien avec l'administration financière (gestion des crédits, etc.)
• Coordonner les réponses données aux demandes internes et externes.

Ce qui vous rend unique

• Formation professionnelle supérieure ou formation commerciale de base, formation continue en tant qu'assistant/e de direction, de préférence avec brevet fédéral, et plusieurs années d'expérience professionnelle dans une fonction similaire
• Autonomie, fiabilité, esprit d'initiative, grande flexibilité, esprit d'équipe, sens de l'organisation et capacité à gérer un important volume de travail et à élaborer des solutions appropriées même dans les situations tendues
• Intégrité, loyauté et discrétion
• Intérêt pour la coopération internationale au développement
• Maîtrise du français, de l'allemand et de l'anglais et aisance rédactionnelle dans ces trois langues
• Solides connaissances des logiciels informatiques (Acta Nova, SAP) et affinité avec les outils de travail numériques.

En quelques mots

Dans votre fonction d'assistant/e au sein de l'état-major, vous apporterez votre concours à la direction de la division pour toutes les questions administratives et organisationnelles.