Mitarbeiter*in Vertragsadministration und Assistenz 80% - 100%
Die Universität Basel ist eine Hochschule von internationalem Ruf, welche in Forschung und Lehre hervorragende Leistungen erbringt. Gegründet 1460, kann sie als älteste Universität der Schweiz auf eine über 550-jährige erfolgreiche Geschichte zurückblicken. Innerhalb der Universität Basel ist die Direktion Infrastruktur & Betrieb für den Betrieb, den Erhalt und die Veränderung sämtlicher Liegenschaften verantwortlich, die durch die Universität Basel genutzt werden. Die Abteilung Controlling & Beschaffungskoordination ist die zentrale Instanz zur Unterstützung der betriebswirtschaftlichen Führung der Direktion. Ausserdem ist die Abteilung für die Beschaffungskoordination aller wesentlichen Beschaffungen der Universität Basel verantwortlich.
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Organisation massgeblich bei der Erfassung und Kontrolle sämtlicher relevanter Verträge und unterstützen die Leiter der Abteilungen Controlling & Beschaffungskoordination sowie Gebäudetechnik & Betrieb bei verschiedenen operativen Tätigkeiten. Ihre Hauptaufgaben sind:- Prüfung neuer oder geänderter Verträge
- Erfassung neuer oder geänderter Verträge in der Vertragsdatenbank
- terminliche Überwachung laufender Verträge
- Prüfung und Kontierung von Mietzahlungen
- betriebswirtschaftliche Betreuung der Stiftungsliegenschaften der Universität Basel
- Mitarbeit beim Jahresabschluss
- Unterstützung und Durchführung von öffentlichen Ausschreibungen
- einfache Auswertungen in MS-Excel, Formulierung von Anschreiben
- Allgemeine Assistenztätigkeiten wie Verteilung der Post, Koordination von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen und Abteilungsveranstaltungen, telefonischer Erstkontakt im Fall von Abwesenheiten der beiden Abteilungsleiter, etc.
Ihr Profil
Im Rahmen der Nachfolge aufgrund einer anstehenden Pensionierung suchen wir für diese wichtige Funktion eine selbständige Persönlichkeit mit ausgeprägtem Zahlenflair und Organisationstalent. Sie sind es gewohnt, exakt und zuverlässig zu arbeiten und verlieren auch in hektischen Augenblicken nie den Blick für das Wesentliche. Dafür bringen Sie folgende Kenntnisse und Erfahrungen mit:- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, als Immobilienverwalter*in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Ausgewiesene mehrjährige Erfahrung im Bereich Vertragsadministration und / oder Immobilienbewirtschaftung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute IT- Kenntnisse (Microsoft, SAP), Affinität für digitale Lösungen
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
Wir bieten Ihnen
Eine herausfordernde und verantwortungsvolle Aufgabe in einem sehr lebendigen Umfeld und in einem motivierten Team. Die Universität bietet ein offenes, vielschichtiges und breites Arbeitsumfeld. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, sich in Ihrem Arbeitsbereich weiterzubilden und weiterzuentwickeln. Ihr Lohn richtet sich nach den Richtlinien der Universität Basel.Wenn Sie sich von dieser Position angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung bis spätestens zum 08. Juni 2026. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Karsten Fechtig, Leiter Controlling und Beschaffungskoordination, zur Verfügung (Telefon: 061 207 1019).
