Mitarbeiter*in Administration (50%)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und der Studienkoordination des Europainstituts in administrativen und organisatorischen Belangen
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten: Bearbeitung schriftlicher und mündlicher Anliegen; Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende und Gäste; Ablagemanagement und Datenbankpflege; Bestellwesen und Materialverwaltung
• Bearbeitung von Spesen, Honorar- und Kassenabrechnungen
• Abklärungen administrativer Anliegen des Instituts in Zusammenarbeit mit anderen universitären Stellen
• Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events sowie Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Europainstituts (z.B. bei Websitepflege etc.)
• Betreuung von internationalen Fellows und Gästen des Europainstituts
• Unterstützung bei der Betreuung der Gebäudeinfrastruktur (z.B. bei Wartungen, Möblierungsorganisation etc.)

Ihr Profil

• ​​Abgeschlossene kaufmännische (oder vergleichbare) Ausbildung
• Erfahrung in administrativer, kaufmännischer oder ähnlicher Tätigkeit (idealerweise in einem wissenschaftsnahen Umfeld)
• Gute Kenntnisse in MS Office; Kenntnisse in Datenbankmanagement (z.B. Filemaker) und InDesign wünschenswert
• Sicherheit und Genauigkeit in der sprachlichen Ausdrucksfähigkeit im Deutschen, gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
• Vorkenntnisse in der Terminplanung, in der Protokollführung und im Veranstaltungsmanagement wünschenswert
• Organisationstalent und Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich
• Kommunikative, kontaktfreudige Persönlichkeit mit Teamfähigkeit sowie strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Interesse an den Themen, Forschungen und Veranstaltungen des Europainstituts

Wir bieten Ihnen

• eine vielseitige Tätigkeit in einer sehr international geprägten, deutsch- und englischsprachigen Arbeitsumgebung, zeitgemässe Konditionen und ein attraktives Weiterbildungsangebot in einem dynamischen akademischen Umfeld.
• Sie sind eingebunden in die Aktivitäten eines universitären Instituts und sind Teil eines engagierten und aufgeschlossenen Teams, mit zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten innerhalb der Universität Basel.
• Die Entlohnung erfolgt gemäss den Richtlinien der Universität Basel. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit Möglichkeit der Verlängerung bzw. Entfristung.