Assistant/e de division (Criminalité économique)

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Soutenir la direction de la division ainsi que les responsables des domaines de délits dans les tâches administratives, organisationnelles et de coordination ; assurer la gestion des dossiers de direction et de division ainsi que la préparation de la correspondance, des courriels et des présentations
• Planifier, organiser et assurer la préparation ainsi que le suivi des séances, voyages de service, événements et rendez-vous, y compris les invitations, les procès-verbaux, les documents de voyage et le suivi des affaires en suspens
• Participer aux processus liés au personnel et à la conduite, notamment la planification des entretiens avec le personnel, la préparation des formulaires PEG/de fixation des objectifs, la planification des vacances ainsi que la gestion des demandes de formation et de perfectionnement et d'autres demandes en lien avec le personnel
• Contribuer à la gestion du portefeuille des procédures : documentation du suivi des procédures et des mandats, établissement de vues d'ensemble des ressources, analyses, gestion des parties prenantes et des risques ainsi que consolidation des informations de pilotage
• Assumer diverses tâches administratives au niveau de la division, notamment la gestion des notes de frais et du budget, l'envoi de la correspondance, le soutien en tant que superuser pour la saisie du temps et des prestations ainsi que pour le workflow des créanciers, la collaboration aux activités de qualité et aux projets, et le développement continu de modèles, de listes de contrôle et d'outils de travail

Ce qui vous rend unique

• Formation professionnelle commerciale ; des formations complémentaires dans les domaines Office/IT, langues ou assistance/administration constituent un atout
• Au moins 3 à 4 ans d'expérience professionnelle en tant qu'assistant/e administratif/ve ou commercial/e ; une expérience auprès d'un ministère public, d'un tribunal, d'un cabinet d'avocats ou dans un environnement comparable constitue un atout
• Excellentes compétences organisationnelles, méthode de travail rigoureuse et autonome, sens des responsabilités, loyauté et forte orientation service, ainsi qu'une personnalité communicative, orientée travail d'équipe et résistante au stress, avec une capacité de réflexion en réseau, de la discrétion, de la flexibilité et du plaisir dans une fonction de type « plaque tournante »
• Très bonne maîtrise de MS Office et des outils de travail numériques ; intérêt pour la gestion administrative, les processus, l'assurance qualité ainsi que le développement de modèles et d'outils de travail
• Bonnes connaissances actives d'au moins deux langues officielles ; des connaissances en anglais constituent un atout

En quelques mots

Vous souhaitez soutenir la direction de la division Criminalité économique dans une fonction centrale de plaque tournante ? Dans cette fonction variée, vous assurez des tâches d'assistance à la direction et à la division, déchargez la direction de la division (procureure fédérale en chef et responsables des domaines de délits), participez à la gestion du portefeuille des procédures et contribuez à la qualité ainsi qu'à l'efficacité des processus administratifs.