Mitarbeiter*in Dekanatssekretariat

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position arbeiten Sie eng mit einer Kollegin im Dekanatssekretariat zusammen und unterstützen gemeinsam die Dekanatsleitung sowie die Fakultät in administrativen und organisatorischen Belangen. Dabei übernehmen Sie insbesondere Verantwortung in folgenden Bereichen:

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit:

• Ansprechperson für interne und externe Anfragen an die Dekanatsleitung
• Verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung der Fakultäts-Webseiten und internen Informationskanäle (z. B. Intranet, Infoscreens)
• Verantwortlich für die Planung, Vorbereitung und Durchführung von Fakultäts-Veranstaltungen (z.B. Anlässe für Mitarbeitende, Ehrungen und Preisverleihungen)

Betreuung der akademischen Verfahren der Fakultät:

• Verantwortlich für die Organisation und administrative Begleitung von z.B. Berufungs- und Evaluationsverfahren
• Schnittstellenfunktion zu allen involvierten internen und externen Partnern

Mitwirkung in Projekten und Gremienarbeit:

• Mitwirkung bei fakultären Entwicklungsprojekten und Sonderaufgaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung inkl. Protokollführung von Gremien (z. B. Fakultätsversammlung)
• Unterstützung bei der Umsetzung fakultärer Regularien und Beschlüsse
• Darüber hinaus wirken Sie stellvertretend bei administrativen Aufgaben der Dekanatsleitung mit, wie z.B. der Organisation von Terminen und Fristen.

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Administrationsbereich, idealerweise mit Hochschulbezug
• Erfahrung in der Webseitenbetreuung (CMS, vorzugsweise Typo3) sowie sicheres Arbeiten in komplexen IT-Systemlandschaften
• Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, verbunden mit Serviceorientierung und Eigeninitiative
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit und Flexibilität

Wir bieten Ihnen

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Einblick in die Geschäfte der Fakultätsleitung
• Ein dynamisches Umfeld und Zusammenarbeit in einem konstruktiven und hilfsbereiten Team 
• Moderne Anstellungsbedingungen nach den Richtlinien der Universität Basel