Assistent/-in, Abteilung MENA

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Systematische Abläufe im Sekretariat erarbeiten und umsetzen, die eine professionelle und termingerechte Aufgabenerledigung und eine effizientere Arbeitsweise erlauben
• Sekretariatsaufgaben für die Regionalkoordinationen selbständig organisieren und verwalten, u. a. Briefe und Verbalnoten in Deutsch, Französisch und Englisch verfassen, Dokumente elektronisch archivieren und Post und E-Mails sortieren
• Dienstreisen und Sitzungen organisieren, Besuchende empfangen, Textentwürfe erarbeiten usw.
• In Zusammenarbeit mit den Dossierverantwortlichen die Vorbereitung von offiziellen Besuchen und Reisen administrativ und logistisch unterstützen
• Die eingehenden Aufträge und die Fristen im Blick behalten
• Die abteilungsinternen Budgetprozesse verwalten
• Die Ein- und Austritte von Mitarbeitenden administrativ unterstützen und begleiten
• Bei der Kommunikation mitarbeiten (z. B. Präsentationen vorbereiten)
• Bei Bedarf zur inhaltlichen Vorbereitung verschiedener Dossiers mit Bezug zur MENA-Region beitragen, z. B. im Rahmen von Bürgerbriefen und Parlamentsgeschäften

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung, Handelsschule oder vergleichbare Ausbildung. Die Stelle eignet sich auch für Personen, die kürzlich einen Bachelor in einem Bereich mit Bezug zu internationalen Beziehungen abgeschlossen haben und erste Berufserfahrungen sammeln möchten.
• Berufserfahrung als Assistent/-in in der Bundesverwaltung von Vorteil
• Proaktive, partizipative und dienstleistungsorientierte Haltung
• Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Belastbarkeit, Kommunikationsgeschick und Teamfähigkeit
• Selbständige, sorgfältige und effiziente Arbeitsweise
• Ausgeprägte Loyalität und Diskretion
• Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Office-Palette und MS Teams)
• Erfahrung im Verfassen von Briefen, E-Mails usw.
• Gute Kenntnisse zweier Amtssprachen und des Englischen

Auf den Punkt gebracht

Als Assistent/-in der Abteilung MENA im Staatssekretariat des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten sind Sie verantwortlich für die administrative Unterstützung aller Regionalkoordinationen der MENA-Region sowie des Sekretariats der Abteilungsleitung. Bei Bedarf arbeiten Sie auch an der inhaltlichen Vorbereitung verschiedener Dossiers mit Bezug zur MENA-Region mit. 

Es erwartet Sie ein spannendes und motivierendes Arbeitsumfeld in der Aussenpolitik mit vielfältigen Aufgaben und einem engagierten Team.