Sekretariatsleitung
80 - 90 %
Institut für Musikwissenschaft
Anstellungsbeginn: 01. Januar 2025 oder nach Vereinbarung
Die Anstellung ist unbefristet.
Mit etwa 100 Studierenden und etwa 20 Mitarbeitenden bietet das Institut ein familiäres Umfeld. Intime Atmosphäre schliesst jedoch überregionale Ausstrahlung und internationales Flair nicht aus: Es besteht eine rege Zusammenarbeit mit Instituten in ganz Europa. Wir kooperieren zudem mit der Hochschule der Künste Bern und dem Institut für Theaterwissenschaft der Universität Bern.
Aufgaben
Rechnungswesen
• Kontierung Kreditorenrechnungen
• Bewirtschaftung Betriebs- und Drittmittelkredite (Konteneröffnung, -betreuung & -kontrolle)
• Budgeterstellung & -kontrolle
• Kreditkartenabrechnung
• Spesenmanagement
• Debitorenerstellung & -verwaltung
Personelles
• Anstellungen und Mutationen Personal/Lehraufträge
• Monatliche Gehaltskontrolle
• Verantwortliche Personalplanung und -punkteverwaltung
• Zeitmanagement sowie Abwesenheitskontrolle
• Unterstützung bei der Beantragung von Arbeitsbewilligungen, Quellensteuer, etc.
Diverse Administration
• Ansprechperson für Mitarbeitende & Studierende des IMW, der Universität Bern, externe Anfragen
• Ansprechperson bei Abwesenheit des Direktoriums
• Verwaltung Musikkoje
• Anspruchsvolle Korrespondenz, selbständig/nach Stichworten
• Sachabklärung von anspruchsvollen Teilgebieten in Zusammenarbeit mit dem
Direktorium
• Mitorganisation von universitären Anlässen
• Eigenständige Organisation interner Anlässe
• Postbearbeitung/Telefon/Büromaterialbestellungen
Social Media
• Organisation Arbeitsgruppe
• Hauptbetreuung der Social Media Kanäle (Terminierung, Content Creating, etc.)
KOPAS
• Einführung/Instruktion neuer Mitarbeitenden
• Sicherstellung, dass Gefährdungsmeldungen durchgeführt und Massnahmen festgelegt und Umsetzung überwacht werden.
• Aufrechterhaltung Notfallorganisation
Anforderungen
• Abgeschlossene kaufmännische Berufslehre oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil
• Routinierter Umgang mit der Windows-Palette und Grundkenntnisse über Standardprogramme der Creative Cloud (Adobe, Indesign)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch- & Französischgrundkenntnisse
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Sehr gute Selbstorganisation und hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
• Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten, Flexibilität, Belastbarkeit
• Erfahrung in der universitären Administration von Vorteil
• Routinierter Umgang mit der Windows-Palette und Grundkenntnisse über Standardprogramme der Creative Cloud (Adobe, Indesign)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch- & Französischgrundkenntnisse
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Sehr gute Selbstorganisation und hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
• Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten, Flexibilität, Belastbarkeit
Wir bieten
• vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet
• fortschrittliche Anstellungsbedingungen und Soziallleistungen nach kantonalen Richtlinien
• sehr flexibles und aufgeschlossenes Team
• gutes Arbeitsklima
• fortschrittliche Anstellungsbedingungen und Soziallleistungen nach kantonalen Richtlinien
• sehr flexibles und aufgeschlossenes Team
• gutes Arbeitsklima
Bewerbung und Kontakt
Für fachliche Auskünfte zur Stelle steht Ihnen unsere Sekretariatsleiterin Jenny Preiss unter jenny.preiss@unibe.ch oder 0041 31 684 83 96 zur Verfügung.
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte
elektronisch
bis am 27. September 2024
an jenny.preiss@unibe.ch.
