Sekretariatsmitarbeiter:in
20-50 %
Die Universität Bern bildet über 17'500 Studierende aus und beschäftigt mehr als 7'000 Mitarbeitende in rund 150 Instituten und neun Kompetenzzentren.
Das Institut für Germanistik gehört zur Philosophisch-historischen Fakultät. Das Institutssekretariat ist verantwortlich für einen reibungslosen administrativen Ablauf. Zudem ist es die Anlaufstelle für die Studierenden. Ab dem 01.01.2025 oder nach Vereinbarung ist die Stelle als Sekretariatsmitarbeiter:in zu besetzen.
Aufgaben
Studierendenbetreuung/KSL:
• Administration und Koordination des germanistischen Lehrangebots
• Datenerfassung im Kernsystem Lehre (KSL), Erstellen des Stundenplans und des
Kommentierten Vorlesungsverzeichnisses, Betreuung der Dozierenden
• Auskünfte an Studierende (mündlich und schriftlich)
• Einträge und Kontrolle der BA- und MA-Leistungen im KSL
• Noteneinträge der Dozierenden
• Auskunft/Betreuung der E-Learning Plattform ILIAS
• Mithilfe bei der Prüfungsorganisation BA/MA und Doktorate
Finanzen:
• Finanzadministration (Rechnungen visieren, weiterleiten, freigeben)
• Verantwortung für Spesenabrechnungen auf Grund- und Drittmittel
und Ansprechperson für das interne Kontrollsystem des Instituts (IKS)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
• Betreuung und Pflege der Website
• Büromaterialbestellungen
• Stellvertretung nach Absprache
• weitere administrative Aufgaben
• Administration und Koordination des germanistischen Lehrangebots
• Datenerfassung im Kernsystem Lehre (KSL), Erstellen des Stundenplans und des
Kommentierten Vorlesungsverzeichnisses, Betreuung der Dozierenden
• Auskünfte an Studierende (mündlich und schriftlich)
• Einträge und Kontrolle der BA- und MA-Leistungen im KSL
• Noteneinträge der Dozierenden
• Auskunft/Betreuung der E-Learning Plattform ILIAS
• Mithilfe bei der Prüfungsorganisation BA/MA und Doktorate
Finanzen:
• Finanzadministration (Rechnungen visieren, weiterleiten, freigeben)
• Verantwortung für Spesenabrechnungen auf Grund- und Drittmittel
und Ansprechperson für das interne Kontrollsystem des Instituts (IKS)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
• Betreuung und Pflege der Website
• Büromaterialbestellungen
• Stellvertretung nach Absprache
• weitere administrative Aufgaben
Anforderungen
• Aufgestellte und offene Persönlichkeit mit der Fähigkeit, zielgruppengerecht zu
kommunizieren
• Bereitschaft, sich selbständig in digitale Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
• Selbständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Belastbarkeit,
Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Freude am Umgang mit Zahlen
• Exakte und speditive Arbeitsweise
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Erfahrung im universitären Umfeld erwünscht
kommunizieren
• Bereitschaft, sich selbständig in digitale Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
• Selbständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Belastbarkeit,
Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Freude am Umgang mit Zahlen
• Exakte und speditive Arbeitsweise
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Erfahrung im universitären Umfeld erwünscht
Wir bieten
• Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Zusammenarbeit in einem kollegialen Team
• Entlöhnung nach kantonalen Ansätzen in Gehaltsklasse 14
• Zentraler Arbeitsplatz in der Unitobler (Länggassstrasse 49)
• Jahresarbeitszeit
• Teilnahme am Unisportprogramm der Universität Bern
• Zusammenarbeit in einem kollegialen Team
• Entlöhnung nach kantonalen Ansätzen in Gehaltsklasse 14
• Zentraler Arbeitsplatz in der Unitobler (Länggassstrasse 49)
• Jahresarbeitszeit
• Teilnahme am Unisportprogramm der Universität Bern
Bewerbung und Kontakt
Für fachliche Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle wenden Sie sich bitte an die Sekretariatsleitung, Frau Mandy Hähnel, Email: mandy.haehnel@unibe.ch.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome) elektronisch in einer einzigen PDF-Datei bis zum 23. September 2024 über "Jetzt bewerben" (unten rechts).
