Berne, Division MENA, assistant/e

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Concevoir et appliquer des processus administratifs efficaces, professionnels et ponctuels au sein du secrétariat
• Gérer de manière autonome l'ensemble des tâches de secrétariat (correspondance D/F/E, archivage numérique, tri du courrier et des courriels)
• Organiser les voyages de service, les réunions et l'accueil des visiteurs, et soutenir la préparation d'événements et de déplacements officiels
• Assurer le suivi des mandats, veiller au respect des délais et contribuer aux processus budgétaires de la division
• Prendre en charge les tâches administratives liées au cycle de vie du personnel (arrivées, départs)
• Contribuer, selon disponibilité, à la préparation de contenus pour divers dossiers régionaux (courriers de citoyens, affaires parlementaires) et fournir un appui en communication (présentations).

Ce qui vous rend unique

• Formation commerciale (école de commerce ou équivalent) ; ce poste peut également convenir en tant que première expérience professionnelle après un bachelor en relations internationales
• Expérience souhaitable en tant qu'assistant/e au sein de l'administration fédérale 
• Engagement, fiabilité, flexibilité, résistance au stress, efficacité et esprit d'équipe marqué ; disposition à travailler dans le cadre d'un partage de poste
• Attitude proactive, participative et orientée vers le service ; autonomie et rigueur, sens marqué de la loyauté et grande discrétion
• Excellente maîtrise des outils informatiques (MS Office, MS Teams) et solide expérience en matièred de rédaction (lettres, courriels, etc.)
• Très bonnes connaissances orales et écrites d'au moins deux langues officielles ainsi que de l'anglais.

En quelques mots

Dans votre fonction d'assistant/e de la division Moyen-Orient et Afrique du Nord rattachée au Secrétariat d'État du Département fédéral des affaires étrangères, vous serez responsable du soutien administratif de toutes les coordinations régionales de la région MENA ainsi que du secrétariat de la direction de la division. Selon les besoins, vous participerez également à la préparation de divers dossiers en lien avec la région.

Un environnement de travail stimulant et passionnant en lien avec la politique étrangère, des tâches extrêmement variées et une équipe motivée vous attendent.