Direktionsassistent/in HR & Administration

Projektbeschreibung

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern ist die strukturelle Einheit, die für die In-vivo-Forschung verantwortlich ist. Das EAC sorgt für optimale Bedingungen für Tierversuche, um die bestmögliche Qualität der Grundlagen-, translationalen und klinischen Forschung mit Tieren zu erreichen. Die 3Rs (Reduce, Refine, Replace), die „Kultur der Fürsorge“ und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sind die Eckpfeiler der Strategie des EAC.
Als Direktionsassistent/in HR & Administration tragen Sie massgeblich zur Personalbewirtschaftung des Experimental Animal Centers bei. Sie organisieren Meetings, halten Stammdaten und Listen aktuell und koordinieren als Drehscheibenfunktion zentrale Prozesse des Instituts.

Das können Sie bewirken

• Personalverwaltung: Bewirtschaftung der Anstellungen EAC, Unterstützen, Beraten und Begleiten der Führungskräfte und Mitarbeitenden in allen Personalprozessen (Mutationen, Übersichten, Stellenplanungen, Stellenbeschreibungen, Begleitung von personalbezogenen Gesprächen)
• Beratung bei Personalfragen (in Zusammenarbeit mit der zentralen HR-Beratung)
• Bewerbermanagement (Ausschreibung, Organisation & Koordination der Gespräche, Gehaltseinstufungen)
• Administrations- und Sekretariatsarbeiten (Aufbereiten und Verwalten von Dokumenten, Pflege von Benutzerlisten)
• Protokollführung
• Unterstützung des Managements EAC durch Terminplanung, -koordination, -überwachung
• Organisation von Anlässen und Unterstützung bei Reisen (in Zusammenarbeit mit dem Reisebüro der Universität)
• Erste Anlaufstelle des EAC, Korrespondenz und Auskunftserteilung and Intern und extern
• Spesenabrechnungen

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als HR-Assistent/-in oder Direktionsassistent/-in oder gleichwertige Qualifikation
• Mind. 3 Jahre Berufserfahrung in einer Drehscheibenfunktion (Sekretariat oder Personalabteilung) vorzugsweise in einem Hochschulumfeld oder der öffentlichen Verwaltung
• rasche Auffassungsgabe sowie eine selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise
• Deutsche Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit Word, Outlook & Excel