Assistente Divisione Africa / DSC

Il contributo che può dare

• Coordinare e pianificare autonomamente l'agenda della direzione della Divisione, garantire il corretto svolgimento dei compiti quotidiani e la disponibilità, in tempo utile, dei documenti necessari a incontri, riunioni ecc.
• Fornire un sostegno attivo alla direzione della Divisione nella preparazione dei dossier
• Elaborare autonomamente e-mail e altra corrispondenza (in tedesco, inglese e francese) d'intesa con la direzione della Divisione e/o il capo dello Stato maggiore
• Assicurare la corrispondenza diplomatica
• Redigere verbali
• Gestire l'organizzazione della Divisione dal punto di vista amministrativo e garantire processi amministrativi uniformi e coerenti in collaborazione con le assistenti delle sezioni
• Fungere da persona di contatto e collegamento con altre divisioni, la Segreteria di direzione, la Segreteria generale e uffici esterni
• Organizzare viaggi di servizio con le sezioni competenti, occupandosi anche del successivo conteggio delle spese
• Occuparsi del coordinamento a livello amministrativo e logistico, organizzare e pianificare eventi in presenza, virtuali e ibridi
• Coordinare e controllare le scadenze e la pianificazione annuale della Divisione, nonché gestire le assenze e le supplenze 
• Svolgere la funzione di superuser / Acta Nova 
• Occuparsi dell'amministrazione delle finanze (flussi di credito ecc.)
• Coordinare la risposta alle richieste interne ed esterne.

Che cosa La contraddistingue

• Formazione professionale superiore o formazione commerciale di base; il perfezionamento come assistente di direzione con attestato professionale federale costituisce titolo preferenziale, come anche un'esperienza pluriennale in una funzione analoga
• Modo di lavorare autonomo e affidabile, spirito di iniziativa e di squadra, elevata flessibilità, resistenza allo stress, doti organizzative e capacità di individuare la soluzione adeguata anche sotto pressione
• Onestà, discrezione e lealtà 
• Interesse per la cooperazione internazionale allo sviluppo
• Ottime e approfondite competenze redazionali in D/F/E
• Ottime conoscenze dei sistemi TIC (Acta Nova, SAP) e affinità con gli strumenti di lavoro digitali.

In sintesi

In qualità di assistente e di membro dello Stato maggiore sosterrà la direzione della Divisione in tutte le questioni amministrative e organizzative.