Asien-Orient-Institut
Verwaltungsassistenz
40 %
Der Zusammenschluss der fünf Fächer Japanologie, Sinologie, Gender Studies, Indologie und Islamwissenschaft dient der asien- und orientbezogenen Forschung und Lehre an der Universität Zürich. Aufgabe der Stelle sind die Verwaltung von Finanzen und Personal vorwiegend der Abteilung Indologie
Ihre Aufgaben
Personalsachbearbeitung: Anstellungs- und Mutationsverfügungen (kantonale Anstellungen, Drittmittel); Abklärungen mit AWA und Migrationsamt, Austrittsformalitäten, Abklärungen und Auskünfte an Professuren und Mitarbeitende; diverse administrative Aufgaben)
Finanzen: Verwaltung der universitären Mittel und Drittmittel; Budgetübersichten, Finanzberichte und Abschlussrechnungen für Drittmittel erstellen; Umbuchungs- und Zahlungsaufträge erstellen; Rechnungen erstellen via Faktura Light; Rechnungsabwicklung via Kreditorenworkflow; Kreditkartenabrechnungen kontieren; Abwicklung Investitionskredite
Allgemeine administrative Arbeiten: Telefondienst, Postverteilung und allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch; Ansprechperson für Mitarbeitende des Lehrstuhls; Materialverwaltung und Bestellungen; administrative Betreuung in- und ausländischer wissenschaftlicher Gäste; Mithilfe bei der Organisation von Anlässen und Workshops
Ihr Profil
- kaufmännische Ausbildung mit Abschluss, sehr gute Allgemeinbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, Personal und Finanzen
- stilistisch einwandfreies Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office-Palette, Excel; SAP FI und HR etc.)
- sehr gute Prioritätensetzung, Selbstständigkeit, organisatorische und administrative Kompetenz, Verschwiegenheit, Dienstleistungs- und Teamorientierung
- eigenverantwortliche, belastbare, zuverlässige und initiative Persönlichkeit
- Teamfähigkeit und soziale Kompetenzen
Freude am Kontakt mit Professor/Innen, Assistierenden, Studierenden, universitätsinternen Stellen sowie am allgemeinen Publikumsverkehr. Eine gute Zusammenarbeit mit den Professuren der Abteilung Indologie, der Geschäftsführung und den Kolleginnen des Sekretariats-Pools ist essentiell für die Stelle. Die Mitglieder des Sekretariats-Pools vertreten sich gegenseitig während der Ferien.
Wir bieten Ihnen
Wir bieten eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit und ein angenehmes Arbeitsklima im universitären Umfeld sowie einen zentral gelegenen Arbeitsplatz.
Arbeitsort
Asien-Orient-Institut
Abteilung Indologie
Rämistr. 59
8001 Zürich
Stellenantritt
Stellenantritt: 1.5.2023. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis am 25.3.2023 über das Stellenportal der uzh in Form einer einzigen PDF-Datei ein. Bitte addressieren sie Ihre Bewerbung an:
Prof. Dr. Angelika Malinar
und
Prof. Dr. Nicolas Martin
Asien-Orient-Institut, Abteilung Indologie
Rämistr. 59
8001 Zürich
Bitte bewerben Sie sich über unser Stellenportal http://www.jobs.uzh.ch.